Будь ласка увійдіть або зареєструйтесь
щоб мати доступ до контенту та обговорень.

Як підготувати проєктну заявку для отримання гранту? (частина друга)

 (продовження) 

Із частиною першою можна ознайомитися тут:

https://starostaprofi.org.ua/article/yak-pidgotuvati-proektnu-zayavku-dlya-otrimannya-grantu-chastina-persha

МЕТА І ЗАВДАННЯ Добре підготовлений проєкт має бути логічно побудованим. Вступ повинен підготувати експерта-оцінювача до сприйняття наступного розділу –  Постановка проблеми, яка повинна мати логічний перехід до Мети і завдань.

  • Мета – це загальне формулювання, яке декларує те, що має бути зроблено. Вона описує безпосереднє призначення проєкту, тобто його бажаний кінцевий результат.

Отже, мета проєкту є описом ситуації, яка настане, коли проєкт буде реалізовано відповідно до ваших планів. При цьому слід розуміти, що суспільну проблему зазвичай складно вирішити за допомогою реалізації лише одного проєкту, тобто мети можна досягти шляхом поєднання зусиль у багатьох проєктах та програмах. Мета визначається з огляду на ті причини існуючих проблем, які необхідно усунути. Мету необхідно формулювати в позитивному змісті, тобто без заперечень – «Що ви хочете?» замість «Чого ви не хочете?». Твердження подібного роду не можуть бути оцінені кількісно, оскільки їх головним призначенням є демонстрація типу проблеми, з яким матиме справу проєкт. Мета проєкту не обов’язково має бути одна, їх може бути декілька. Цілі можуть бути короткостроковими, середньостроковими та довгостроковими, але обов’язково взаємозалежними. Від досягнення короткострокових цілей не завжди, але досить часто залежить досягнення й довгострокової мети.

  • Завдання – це поетапні віхи, які мають бути реалізовані в ході проектної діяльності, а сукупність вирішених завдань має забезпечити очікуваний результат виконання проєкту, який має співпадати із поставленою метою.

Завдання також варто розглядати як можливі напрямки поліпшення ситуації, які ви описували в розділі Постановка проблеми. Якщо кожного разу при написанні завдань проєкту ви будете розглядати їх у цьому контексті, то досить швидко зрозумієте, як вони мають виглядати. Якщо проблема полягає у тому, що на заходи місцевої демократії (загальні збори села, громадські слухання, громадські обговорення, звітування старости чи голови ОТГ перед жителями села) ходить значно менше людей, аніж, приміром, на вибори, то завдання може полягати в тому, щоб до закінчення проєкту певний відсоток тих жителів села, які традиційно не ходять на такі заходи, почали їх відвідувати. Вони почнуть проявляти не менший інтерес до суспільних подій в житті села, ніж їх односельчани, які не були охоплені проєктом. У подібних завданнях варто вказувати, хто охоплений проєктом, що варто змінити, у якому напрямку, наскільки й на який термін.

Завдання проєкту мають бути максимально конкретизованими та містити інформацію про ступінь корисності проєкту. Якщо ви дійсно маєте своїм завданням збільшення кількості жителів сіл, які почнуть відвідувати заходи місцевої демократії, то ніколи не беріть гарних цифр «зі стелі», щоб вразити донора. Знайте, що кількісні показники мають бути надійними та такими, що заслуговують на довіру. Краще вказати цілком досяжний результат (наприклад, + 14%), а не + 30%, бо це, на ваш погляд, здаватиметься більш солідно. Для вас, можливо й так, а ось для донора така цифра може видатися не більше, ніж просто вигадкою, що демонструватиме вашу некомпетентність.

  • Візьміть собі за правило! Краще вказати цілком досяжний у цифровому вираженні результат і його перевиконати, аніж «замахнутися» на досить солідний результат і не виконати.

Правильно визначені завдання проєкту мають відповідати на такі питання:

● що необхідно змінити?

● скільки змін необхідно зробити?

● де будуть відбуватися зміни?

● для кого ці зміни робляться?

● коли будуть відбуватися зміни?

Розробляючи завдання проєкту, треба дотримуватися такої схеми міркувань: від загального — до конкретного, від проблеми — до мети (загальних цілей) і завдань (конкретних цілей) та методів. Потім у зворотному напрямку, що дозволить здійснити перевірку того, чи буде виконання конкретних завдань сприяти досягненню цілей і розв’язанню сформульованої проблеми або її певної частини. Адже, у випадку виділення гранту в розмірі меншому, ніж передбачалося, ви повинні бути готові скоротити кількість завдань без змін загальної мети, спрямованої на вирішення проблеми.

МЕТОДИ  У розділі Методи описуються ті види діяльності або заходи, які необхідно здійснити для одержання запланованих результатів за допомогою наявних і запитуваних ресурсів. Існує принаймні два головних аспекти, які мають бути роз’яснені в цьому розділі:

● яка ваша стратегія в досягненні бажаних результатів?

● чому ви обрали саме її з усіх інших можливих стратегій?

Відповідь на останнє питання вимагатиме від вас володіння інформацією про проєкти, які тематично та змістовно є аналогічними вашому. Щоб її сформулювати, потрібно щонайменше відповісти на декілька запитань. Хто ще працював над розв’язанням такої ж проблеми у вашому районі або деінде ще? Які методи застосовувалися раніше, які застосовуються зараз та які були чи є від цього результати?

Якщо ви продемонструєте свою обізнаність з аналогічними проєктами та поясните доцільність обраних до використання засобів, то це може значно підвищити рівень вашої надійності та компетентності в очах донора. Таким чином, ви маєте обґрунтувати обрані методи та відобразити у цьому розділі такі позиції, зокрема:

■ що має бути зроблено?

■ хто конкретно буде здійснювати діяльність, як, коли та в якій послідовності?

■ які ресурси при цьому будуть використані.

  • Пам’ятайте! Ваш підхід до вирішення проблеми для донора має виглядати досить привабливим, методично грамотним та переконливим.

ЦІЛЬОВІ ГРУПИ Конкурсна документація та відповідні аплікаційні форми здебільшого  оперують двома поняттями, якими позначають вигодонабувачів – це цільова група та бенефіціари. Поняття «цільова група» є дещо ширшим за своїм змістом. Під ним прийнято розуміти певне середовище чи ситуацію, яку прагнемо змінити. Ними можуть бути майбутні учасники заходів у рамках проєкту, інші отримувачі послуг тощо. Натомість до бенефіціарів належатимуть безпосередні адресати допомоги. Іншими словами, певна обмежена кількість юридичних або фізичних осіб, соціальних груп, які отримують ті чи інші вигоди, що виникають у результаті реалізації проєкту.

У цьому розділі мають бути максимально чітко зазначені кількість учасників проєктних заходів, а також принципи їх добору. У заявці треба буде конкретизувати, хто сáме отримає користь від реалізації проєкту та хто буде безпосереднім отримувачем послуг. Чисельність цільової групи проєкту має бути реальною та підлягає обґрунтуванню. Вона має співвідноситься з можливостями організації та строками виконання проєкту.

МОЖЛИВІ РИЗИКИ Важливість цього розділу полягає у тому, що в проєкті часто-густо не все відбуватиметься так, як ви це собі передбачили та спланували. На здійснення проєкту та його здатність до саморегулювання будуть впливати певні зовнішні чинники (фактори), які зазвичай не охоплюються контрольованими рамками проєкту. Готуючи проєкт потрібно зробити припущення про умови, які не підлягають контролю під час реалізації проекту та являють собою певні ризики. Зверніть увагу на ту обставину, що до підготовки цього розділу проєктної заявки потрібно поставитися досить серйозно та відповідально. Такий підхід зумовлений тим, що забезпечення правильності тих чи інших припущень належить до одних із найскладніших аспектів розробки проєкту. Адже для відповідних припущень вам потрібно буде не лише  виявити такі зовнішні чинники та врахувати їх небажаний вплив у плані реалізації проєкту, але й передбачити для цього конкретні дієві механізми. Це своєю чергою має дозволити або працювати із такими чинниками, або просто здійснювати спостереження за їх впливом, не втручаючись у їх перебіг. Залежно від цього, деякі з них будуть мати вирішальне значення для успіху проєкту, а інші можуть бути зовсім незначними.

ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ Логічним завершенням реалізації будь-якого проєкту має бути одержання конкретних позитивних змін. Це означає, що при формулюванні очікуваних результатів потрібно виходити з того, що ці результати будуть чимось таким, що їх можна охарактеризувати певними словами

Готуючи розділ Очікувані результати, його зміст потрібно буде розподілити за кількома позиціями, а сáме:

■ безпосередні очікувані результати. Це ті результати, які мають бути отримані унаслідок реалізації проєктних заходів. Їх варто розписувати як конкретний перелік подій, що відповідають поставленим завданням і основній меті проєкту. Тут варто відобразити ті результати, які будуть отримані сáме унаслідок проведення кожного із запланованих проектних заходів та інших конкретних дій. Це дозволить вам не випустити з поля зору жодного важливого питання. Якщо при розробці цього розділу проєкту виникають труднощі, тоді варто повернутися до розділу Мета і завдання та переконатися, наскільки конкретно були визначені завдання проєкту. Якщо ці розділи як два пазли не складаються докупи, то варто внести у них відповідні коригування. 

■ наслідки як середньострокові результати. Вони мають бути логічним підсумком комбінації безпосередніх результатів.

■ довгостроковий ефект. Це свого роду прогноз на майбутнє щодо впливу, який відчуватиметься в суспільстві чи певній соціальній групі після закінчення проєкту.

  • Зверніть увагу! Не завжди організації приділяють достатньо часу обмірковуванню та належній підготовці цієї частини проєкту.  Адже результати є тими критеріями оцінки ефективності проєкту, що демонструють ступінь розуміння його розробниками як досяжності поставлених мети та завдань, так і відведених для цього в проекті методів. Кожен з таких результатів повинен мати відповідні кількісні або якісні показники.

Кількісні показники, відповідаючи на запитання «що буде зроблено?», фіксує кількість зроблених послуг, учасників заходів, одержувачів конкретної допомоги, кількість випущених книг тощо.

Якісні показники, відповідаючи на запитання «що змінилося?», своєю чергою мають відображати позитивні зміни, які відбудуться унаслідок проведення заходів, надання послуг тощо. Тут варто не лише описати всі результати, але й вибрати з них найбільш вагомі. Не забувайте, що результати мають бути вимірюваними. Для цього спробуйте відповісти, наскільки більше / менше / сильніше стало те чи інше. Пам’ятайте, що краще навести декілька примітних і конкретних результатів, аніж множину неясних і невиразних. Якщо при описі проблеми ви вказали дані, які характеризують стан справ до проєкту, ви можете продемонструвати, яким чином ситуація має змінитися на краще завдяки реалізації сáме вашого проєкту.

ОЦІНЮВАННЯ Заявка, що буде містити план оцінки ефективності проєкту та механізм оцінки його результатів, свідчитиме про те, що ваша організація підходить до виконання пропонованого проєкту досить професійно та відповідально.

Передусім, для того, щоб зрозуміти, наскільки вдалося досягти поставлених цілей, потрібно буде оцінити ступінь ефективності роботи в цілому. Іншими словами, провести оцінку результатів. Поруч з цим, не забувайте, що оцінка може проводитися й для одержання відомостей про перебіг проєкту. Це може стати в нагоді тоді, коли потрібно буде зробити коригування проєкту безпосередньо в процесі його виконання.

  • Необхідно знати! Вимірюваність кожного із поставлених вами завдань готує належне підґрунтя для ефективної оцінки проекту в цілому. Якщо складно визначити, які критерії краще використовувати для оцінки проєкту, тоді варто заново переглянути розділ Мета і завдання. Можливо, їх було визначено недостатньо конкретно.

Що потрібно зробити, аби план оцінки проєкту не виявився надто суб’єктивним за своєю сутністю? Зверніть увагу, суб’єктивізм тут не зможе залишиться непоміченим, якщо ви самостійно здійснюватимете оцінку результатів своєї роботи, особливо помітним це може виявитися тоді, коли результати оцінювання матимуть значення для подальшого фінансування вашої організації. З метою забезпечення більш об’єктивної та більш професійної оцінки спробуйте розглянути варіант, який передбачає запрошення сторонньої організації для виконання цієї функції. Якщо можливо, то нехай така організація запропонує свій план оцінки, яку можна було б представити донору як додаток до вашої заявки. Такий підхід не тільки забезпечить проведення більш об’єктивної оцінки, але й підвищить рівень довіри до вас збоку донора.

  • Механізм оцінювання – це набір спеціально підготовлених інструментів, за допомогою яких після закінчення проекту перевіряється, наскільки точно і повно були досягнуті заплановані результати проекту в ході його виконання.

Загальну ефективність проєкту утворюють декілька складових, чільне місце з-поміж яких належить економічності та результативності.

Економічність є свого роду, мірилом прояву господарності. Вимірювання економічності відбувається шляхом співставлення понесених витрат і отриманих продуктів та результатів. Наприклад, витрати на видання одного примірника довідника для жителів та витрати на підвищення рівня знань і вмінь одного посадовця, який бере участь в проєкті, потрібно зіставити із покращенням рівня обслуговування населення. За такого підходу можна буде оцінити як отриманий ефект від реалізації проєкту співвідноситься із понесеними витратами. 

Результативність — це мірило змістовності та ефективності не тільки кожного з проведених заходів, але й проекту в цілому. Результативність вимірюється рівнем того, наскільки було забезпечено досягнення  запланованих результатів проєкту, наскільки вони є стабільними, а також як вони впливають на оточення. «Правильний» проєкт має результативно і надовго вирішувати проблеми, з приводу яких він реалізовувався, та мати позитивний вплив на конкретні цільові групи та справляти ефект на відповідних бенефіціарів. 

ЖИТТЄЗДАТНІСТЬ ПРОЄКТУ/ПОДАЛЬШЕ ФІНАНСУВАННЯ Подальше фінансування є ще однією важливою складовою проєкту. Жоден донор не прагне фінансувати вас постійно. Підтримавши ваш проєкт, донор хоче з самого початку мати гарантію того, що діяльність, яку ви розпочали, продовжиться й після закінчення проєкту. Хоча, не виключено, що деякі види діяльності, якщо з їхньою допомогою були успішно досягнуті цілі, можуть припинитися або зазнати значних змін, залежно від того, як змінилася ситуація. Також донорів зазвичай цікавить питання, звідки ви візьмете кошти після закінчення строку реалізації проекту. Одних запевнень, що ви будете прагнути знайти іншого донора, може виявитися недостатньо. Тут потрібно буде підготувати і подати донору план, який переконав би його у тому, що ваша організація вже має якусь частину або одержить досить коштів для продовження реалізації проєктних завдань після закінчення строку проектної діяльності.

Позаяк, якщо вже зараз ви обмежені в коштах, то, що станеться, коли ваш проєкт буде запущено? Може бути, що нинішнє фінансування не піде вам на користь, якщо наступного року вам буде потрібно запитувати ще більші суми, ніж у нинішньому. Пам’ятайте, найкращий план майбутнього фінансування — це план, який не вимагає наступної підтримки від донора. Принаймні, можете спробувати описати заходи щодо рекламування та значного поширення досягнутих проєктом результатів. Головне переконати грантодавця в тому, що інформованість інших потенційних донорів і громадськості про діяльність проєкту дозволить вам залучити їх увагу на тому рівні, який дозволяє сподіватися, що надалі ідея буде підтримана іншими зацікавленими донорами або щонайменше матиме певний позитивний резонанс у суспільстві. Найчастіше цього виявляється цілком достатньо для грантодавця. В іншому випадку, подумайте над відповідями на наведені нижче питання, а сáме:

● Які існують негрантові джерела фінансування після закінчення проєкту?

● Чи знайдуться місцеві приватні або державні установи, які готові продовжити фінансування, якщо ваш проєкт виявиться успішним?

● Чи можете ви одержати письмове підтвердження такої готовності?

● Чи здатний буде проєкт залучити в майбутньому кошти від тих юридичних осіб, які, наприклад, у цьому проекті отримували певні послуги та вигоди на безкоштовній основі?

ПЛАН РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЄКТУ Одним із показників якості проєкту є коректність планування і розташування за часом у ньому заходів та інших дій, з яких він власне і складається. Тому проєкт не просто має містити графік заходів, які до нього входять, але й демонструвати їхню наповненість.

Спочатку розкладіть кожний проєктний захід на достатню кількість складових (дій), які потім треба співвіднести між собою для того, щоб установити:

• послідовність — у якому порядку мають відбуватися ці дії?

• залежність — чи залежить дія від початку або завершення будь-якої з інших дій?

Найкращим чином це може продемонстровати за допомогою такого прикладу як будівництво будинку, сутність якого зводиться до декількох окремих, але взаємозалежних між собою дій, зокрема:

♦ риття котловану та закладка фундаменту;

♦ зведення стін;

♦ монтаж даху;

♦ прокладання водопроводу та каналізації;

♦ оштукатурювання стін;

♦ установка дверей і вікон.

Наведена послідовність демонструє, що риття котловану та закладку фундаменту мають проводитися раніше аніж зведення стін, тоді як залежність полягає в тому, що не можна починати установку дверей і вікон до того, як стіни досягнуть певної висоти, або в тому, що не можна закінчити штукатурні роботи, перш ніж повністю будуть прокладені водопровід і каналізація. У випадку, коли дії, не пов’язані між собою, мають виконуватись однією і тією самою особою, між ними також виникає залежність (наприклад, не можуть одночасно проходити два навчальні семінари, в яких задіяний один і той самий тренер). Деякі донори вимагають згрупувати всі дії в етапи, при цьому вони об’єднуються послідовно, як за часом виконання, так і за змістом діяльності. Кожен з етапів має бути чітко позначений у часі:

● наводяться початок і закінчення етапу;

● визначається загальний час, необхідний на його реалізацію.

Бажано, щоб кожний етап був послідовно націлений на виконання одного з визначених завдань. Це означає, що кількості визначених завдань має відповідати така ж сама кількість етапів.

Робочий план-графік здійснення проєкту пояснює кожну його фазу або головний елемент виконання, щоб експерт-оцінювач міг зрозуміти, який підхід будуть застосовувати ваші штатні працівники та волонтери, і як вони будуть виконувати проєкт. Графік, який демонструє, що і коли буде виконуватися, тільки додасть ясності та зрозумілості вашій проектній заявці. Отже, можна передбачити, що етапами підготовки графіка дій варто розглядати такі як:

1. Визначення переліку основних дій.

2. Розбивка основних дій на окремі здійсненні завдання.

3. Визначення послідовності та взаємозалежності дій і завдань.

4. Оцінка початку, тривалості й завершення кожної дії та кожного завдання.

5. Визначення показників ходу виконання проєкту або віх, за якими може проводитися оцінка виконання.

6. Визначення рівня професійного досвіду, необхідного для проведення заходів і виконання завдань.

7. Розподіл завдань серед учасників команди проєкту.

ЗВІТНІСТЬ Підготовка та подання звітності є невід’ємною частиною будь-якого проєкту. У грантовому конкурсі здебільшого не зазначаються питання як часто та якою мовою необхідно буде подавати звіти. Однак, ці питання мають неабияке значення вже на стадії підготовки проектної заявки. Від частоти та мови, якою потрібно буде подавати звітність, залежатиме й розмір відповідних фінансових передбачень в бюджеті проекту, наприклад, на послуги з перекладу. Якщо у грантовому конкурсі вказана вище інформація відсутня, її варто запросити у донора. Це дозволить вам не тільки підготувати максимально оптимізований бюджет проекту, але й вже почати підтримувати діловий контакт з потенційним донором та продемонструвати йому своє вміння передбачати ті чи інші ситуації в майбутньому та ставлення до підготовки проектної заявки в частині звітності. Додатковим бонусом на вашу користь може стати точність та лаконічність ділового листування з донором на цій стадії. Адже, не виключено, що представник донора, який надаватиме вам додаткову інформацію щодо порядку звітності, у майбутньому матиме безпосереднє відношення до процесу оцінки поданої вами проектної заявки.

БЮДЖЕТ  Різні донори висувають різні вимоги до складання бюджету проекту. Приватні фонди зазвичай запитують менший обсяг відомостей, аніж державні установи. Тому перед підготовкою бюджету проєкту уважно перечитайте вимоги донора, що пред’являються до його складання. Знайте, що бюджет вашого проєкту буде найретельніше досліджуватися за декількома позиціями, у т.ч. й тих, що стосуються:

● відповідності вимогам донора (анкета, форма таблиці, обчислення в потрібній валюті тощо);

● відповідності зазначених сум витрат на різні види проектних робіт (послуг) реальному стану справ і цінам на даний момент;

● ступеня фінансової участі грантоотримувача в контексті запитуваної суми (розмір власного внеску);

● співвідношення витрат на адміністративні видатки та прямі витрати з реалізації проєкту  та інші.

  • Знайте! Під час розгляду проектних заявок експертна рада конкурсу в першу чергу звертатиме увагу на:
  • ■ на загальну вартість проєкту;
  • ■ запитувані кошти;
  • ■ внесок самої організації у витрати з його реалізації;
  • ■ залучені кошти спонсорів і тощо.

Готуючи бюджет проекту, варто періодично передивлятися розділи Мета і завдання та Методи. Це сприятиме підготовці максимально співвідносного та об’єктивного бюджету проекту. Кожен бюджет має опиратися на визначені мету і завдання та відповідну методологію.

Щоб мати чітке уявлення, в яку копійку може вилитися підготовлений вами проект, зробіть попереднє передбачення майбутніх фінансових витрат, не зазираючи при цьому в структуру бюджету, визначену донором. Для цього створіть в редакторі Word  таблицю з двома колонками. Потім вписуйте туди окремими рядками спочатку у ліву колону усі необхідні штатні позиції (керівник, менеджер, асистент тощо), необхідне обладнання та оргтехніка, оренда приміщень для проведення заходів, вартість послуг залучених експертів, транспортні видатки тощо. А у праву колонку навпроти тих, що у лівій вкажіть орієнтовну вартість відповідних затрат у національній валюті (за необхідності можна буде швидко зробити перерахунок у валюту проекту, визначену донором). Якщо цього не зробити, тоді може виявитися, що бюджет і проєкт не збігаються.

Як засвідчує практика, донорські організації здебільшого лімітують межі гранту, вказуючи максимально та/чи мінімально можливі суми. У випадку, якщо розмір гранту вже зазначений донором, вам необхідно буде привести у відповідність загальну вартість свого проєкту та обсяг виконуваних завдань.

  • Зверніть увагу! Максимально можливий розмір гранту не означає, що вам обов’язково потрібно розрахувати бюджет, виходячи з максимальної суми. Завжди потрібно дотримуватися балансу між реальними фінансовими потребами вашого проєкту та можливостями донора.

Здебільшого бюджет проєкту складається із трьох основних частин: оплата праці, основні витрати та непрямі витрати.

1. Оплата праці

1.1. Заробітна плата

Тут мають передбачатися розміри та періодичність виплат штатним працівникам організації, які будуть працювати повний або неповний робочий день над реалізацією вашого проєкту. Майте на увазі, що не всі донорські організації ліберально ставляться до цієї статті бюджету. Часто-густо донори віддають перевагу тим проєктам, в яких оплата праці здійснюється за рахунок організації, яка реалізуватиме проєкт, або проєкт здійснюється його персоналом на громадських засадах.

За цим підпунктом необхідно буде вказати повну суму необхідних витрат й частину, внесену за рахунок інших фінансових джерел. Такий підхід продиктований принаймні декількома причинами. Для донора важливо знати, що ви робитимете свій матеріальний внесок, окрім власне самого проведення проєктних робіт. Насамперед, це дозволяє оцінити, чи матиме ваша організація певні ресурси для продовження виконання робіт після завершення фінансування. Ваші ресурси (штатні співробітники, волонтери, приміщення, устаткування, наявність власного фонду оплати праці тощо) дають можливість грантодавцю зменшити витрати на ваш проєкт і спрямувати кошти на інші проєкти.

  • Пам’ятайте! Матеріальний внесок вашої організації для донора виступатиме найкращою гарантією ваших намірів довести проєкт до логічного завершення та отримати усі заплановані результати. Адже, матеріальний внесок з інших джерел фінансування може свідчити про зацікавленість вашим проектом збоку інших організацій, а також про ваші організаційні здібності щодо залучення додаткових коштів.

Якщо ви традиційно використовуєте роботу волонтерів, то її варто документувати так само, як ви це робите стосовно осіб, робота яких оплачується, і тоді ви зможете віднести такі дані до власного внеску організації.

1.2. Гонорари і контракти

За цією позицією зазвичай вказуються витрати на оплату праці чи послуг тих фахівців або організацій, які залучатимуться для виконання окремих дій за проєктом. Здебільшого це відбувається тоді, коли самі організатори проєкту не в змозі виконати певні види робіт чи надати відповідні послуги власними силами. Наприклад: для підготовки модуля навчального семінару для старост та його проведення потрібно буде залучити щонайменше двох фахівців. Залежно від того, будуть вони із статусом фізичної особи-підприємця чи ні, для здійснення оплати з ними потрібно буде укласти договір про виконання робіт або надання послуг, а згодом скласти та підписати й акт здачі-приймання виконаних робіт чи наданих послуг.

2. Основні витрати

2.1. Обладнання

За цією позицією наводиться список обладнання, необхідного до придбання або оренди, для використання його при реалізації проєкту. Намагайтеся вказувати доцільне обладнання із зазначенням технічних характеристик, наприклад: Ноутбук ASUS X543UA-DM1622 / 15.6’’ / Intel Core i5-8250U (Kaby Lake R) (1.6-3,4 ГГц) / RAM 8 ГБ / SSD 256 ГБ / Intel HD Graphics 620/ Wi-Fi / веб-камера.

У розділі Обладнання вказуються лише ті матеріальні кошти, які будуть внесені до реєстру основних коштів організації (поставлені на її баланс), зокрема офісна оргтехніка, меблі тощо. Незайвим буде попередньо з’ясувати, чи заохочується донором оренда обладнання, чи віддається перевага його придбанню.

2.2. Матеріальне забезпечення

Тут передбачаються кошти на придбання витратних матеріалів (канцелярське приладдя, тонери, картриджі та ін.). При зазначенні позицій матеріального забезпечення обов’язково вказується ціна одиниці, їх кількість та загальна вартість.

2.3. Відрядження та транспортні витрати

Сюди варто включати всі видатки, пов’язані з поїздками. Розписується кожна поїздка із зазначенням маршруту руху, вартості квитків в обидва кінці, кількість днів та відряджених осіб, сума добових видатків і витрат на проживання в готелі. Готуючи цю частину бюджету, подбайте про те, щоб витрати відповідали як допустимим витратам, що охоплюються фінансовою політикою донора, так і чинними нормативно-правовими актами України. Пам’ятайте, що у разі успіху, керівника проєкту та головного бухгалтера можуть чекати щонайменше два відрядження – на підписання договору з донором та підсумкове звітування, якщо тільки донор не віддає перевагу процедурі підписання договору та подачі підсумкового звіту за допомогою служби кур’єрської доставки .

2.4. Інші видатки

У цій частині бюджету вказуються витрати, що не увійшли до попередніх підпунктів. Сюди, наприклад, можуть включатися витрати для забезпечення проведення публічних заходів (оренда приміщення), поліграфічні послуги, оплата послуг зв’язку,  придбання друкованої продукції тощо. Якщо проєктом передбачається придбання спеціальної літератури або електронних носіїв інформації, тоді необхідно буде підготувати список з відомостями про назву, автора, кількість примірників, ціну за одиницю та загальну вартість.

3. Непрямі витрати

Тут можуть зазначатися витрати, які безпосередньо не пов’язані з тією чи іншою діяльністю за проєктом, але є необхідними для нормального функціонування організації та успішного виконання нею своїх статутних завдань. До непрямих витрат неприбуткових організацій прийнято відносити адміністративні витрати, оплату комунальних послуг тощо. Однак, далеко не всі донорські організації погоджуються оплачувати непрямі витрати. У зв’язку з цим, вам необхідно буде з’ясувати, які правила та стандарти фінансування існують у конкретного донора перед тим, як включати до бюджету статті з компенсації цього виду витрат.

ДОДАТКИ У цей розділ проектної заявки додаються ті документи, які містять ту інформацію, якою небажано було перевантажувати інші структурні частини заявки. Такі документи можна умовно поділити на три типи:

■ відомості про організацію;

■ відомості про виконавців;

■ інші матеріали.

Відомості про організацію Цей розділ доцільно використати таким чином, щоб його зміст підкріплював вашу надійність, здатність реалізувати проєкт і пояснював, чому саме ваша заявка заслуговує на підтримку та вибір грантодавця. Вам належить дати максимально можливо повний опис вашої організації та її здобутків. Відомості мають бути складені не в хронологічному, а в зворотному напрямку: від нинішнього стану –до процесу створення організації. У випадку, якщо ваша організація раніше отримували гранти, тоді слід надати список донорських організацій, з якими ви співпрацювали, список виконаних проєктів і дати їх реалізації. Якщо попередні проєкти тематично були відмінні від нинішнього, тоді вносити їх до зазначеного списку не обов’язково. Варто додати кілька зразків вашої попередньої діяльності (брошури, відгуки в ЗМІ, листи від вдячних бенефіціарів тощо). Листи підтримки або рекомендації мають бути написані в довільній формі компетентними щодо теми проєкту особами та містити обґрунтування необхідності фінансування вашого проєкту, його короткий опис, показувати грантодавцю, наскільки важливий пропонований проєкт, а також давати характеристику керівника проєкту як особи, яка здатна за своїми діловими та моральними якостями поставлених в проекті завдань. Наприкінці листа вказується адреса і телефон особи, яка рекомендує. Корисно мати кілька листів підтримки від попередніх донорів, ваших партнерських організацій, органів влади та місцевого самоврядування тощо. Якщо у своєму проєкті ви згадали про інші організації, які будуть вам сприяти в реалізації проєкту або надавати будь-яку технічну, матеріальну, моральну, фінансову й іншу допомогу, то вам необхідно надати на офіційному бланку цієї організації відповідну довідкову інформацію. В ній організація має повідомити, що вона дійсно ознайомлена з проєктом, вважає його актуальним і виділяє виконавцям проєкту конкретні кошти або надає іншу допомогу. Такий лист підписується керівником організації, її головним бухгалтером і скріпляється печаткою організації. Завжди пам’ятайте, що донор надаватиме перевагу тим проєктам, які для своєї реалізації залучають додаткові джерела фінансування.

Відомості про виконавців До проєкту варто додати список його безпосередніх виконавців. Бажано, щоб керівник проєкту, бухгалтер і менеджер проєкту (асистент) бути співробітниками вашої організації. Що стосується інших виконавців проекту (експерти, консультанти, лектори та інші), то їх можна буде залучати з інших організацій. Додайте резюме кожного учасника проєкту за прийнятною для донора структурою. Додатковим бонусом для вашої проектної заявки може бути наявність у вашій команді проекту відомі у донорському та експертному колах особистості. Якщо в проєкті передбачається участь багатьох виконавців з різних організацій, тоді варто підготувати логічну схему організації роботи. На ній має бути візуалізовано організаційну структуру проєкту. Зі схеми має бути зрозуміло, хто ким в організації (­ціях) керує, хто в кого у підпорядкуванні та хто з ким взаємодіє. Щоб підготувати зрозумілу для сприйняття схему, по черзі відповідайте на вказані нижче запитання та належним чином відображайте відповіді на них у структурі проекту:

● хто відповідає за всі роботи з проєкту?

● хто відповідає за конкретні розділи робочого плану?

● як розподілені заходи й обов’язки між представниками вашої організації та іншими співвиконавцями?

● ким і яким чином здійснюватиметься контроль над виконанням проектних робіт?

● хто кому підзвітний?

Інші матеріали Якщо донорська організація дозволяє подати разом з проєктом додаткові матеріали, то варто такою можливістю скористатися. В межах допустимого донором обсягу доцільно буде подати те найкраще про вашу організацію, що не змогло увійти до попередніх розділів проектної заявки. Це можуть бути, наприклад, листи подяки від органів влади чи місцевого самоврядування, які в попередніх проектах брали участь як установи-бенефіціари. Якщо донор не передбачає можливість подачі додаткових матеріалів від потенційних грантоотримувачів, все одно додайте щось позитивне про себе. Але при цьому пам’ятайте, що додаткові матеріали не оцінюватимуться за принципом «чим більше, тим краще». Тому, це якраз той випадок, коли лаконічна доцільність має допомогти вам проявити свою унікальність.

ЗАГАЛЬНІ ПОРАДИ Пишіть простою і доступною мовою, правдиво та з натхненням, але без перебільшення. Опис тих чи інших деталей, конкретних прикладів та статистичних даних допоможуть вам висловити свою думку більш влучно. Стиль вашого викладу має були впевненим та переконливим. Наприклад, замість того, щоб написати «ми хотіли б...» або «наш проєкт, можливо, досягне...», напишіть «ми зробимо» і «пропонований проєкт досягне...». Пам’ятаєте, що вашу заявку оцінюватиме така ж людина як і ви, тому подбайте, щоб процес читання був приємним і зручним, а тому:

■ не вибирайте дуже дрібний шрифт;

■ пишіть чітко та зрозуміло;

■ не вживайте жаргонних слів чи фраз;

■ зробіть наскрізну нумерацію сторінок;

■ якщо ваша заявка складається більше ніж 10 сторінок, додайте в її початкову частину відповідний зміст;

■ використовуйте таблиці, схеми і статистику тільки там, де це необхідно;

■ не робіть великої кількості додатків, прес­релізів, резюме;

■ не завантажуйте читача великою кількістю термінів, проте, якщо вони є необхідними, зробіть відповідні зноски з коментарями та поясненнями;

■ не включайте громіздких пропозицій, старайтеся писати просто і доступно;

■ пишіть ваш проєкт від імені тих, хто безпосередньо одержить користь від його реалізації, акцентуйте увагу на їхніх потребах і який матиме ефект ваш проєкт.

Якщо ваша заявка пишеться іноземною мовою, зверніться за послугами з перекладу україномовної версії до відповідного фахівця. Після завершення чистового варіанта відкладіть вашу заявку й поверніться до неї через кілька днів. За цей час на зміну емоційності автора має прийти критичне сприйняття стороннього спостерігача. Такий підхід допоможе вам змістовно удосконалити проектну заявку. Якщо є можливість, дайте її прочитати людині, до чиєї думки ви ставитеся з повагою.

Якщо ви одержали грант за підготовленим проєктом – чудово! Якщо ні – не впадайте у відчай. Зверніться до донорської організації з проханням надати письмові або усні роз’яснення щодо причин вашої невдачі (якщо донор використовує таку практику), вивчіть та виправіть слабкі місця вашого проєкту. Не бійтесь згубити зайвий час зараз, щоб згодом досягти поставленої мети. Вчіться на своїх помилках. Люди, які навчилися готувати конкурентоздатні проєкти, ніколи не втрачали віру в правильність вибору і робили спроби знову і знову.

  • Запам’ятайте!  Більшість перемог здобувається не відразу, а для того, щоб їх здобути, іноді потрібно докласти не тільки творчих та інтелектуальних зусиль, але й проявити наполегливість та велике терпіння.


Автор: Врублевський Олександр,                                                                                                                                    експерт з питань діяльності старост та співробітництва територіальних громад


Залишити своє запитання чи коментар:

напишіть першим, наразі ще ніхто не залишив коментарі.

Цитування, копіювання окремих частин тексту, републікація, передрук чи будь-яке інше поширення розміщеної тут інформації можливе тільки з письмової згоди власника веб-сайту.